Đẩy nhanh tiến trình số hóa hợp đồng là mục tiêu của nhiều doanh nghiệp hiện nay, nhưng không ít đơn vị vẫn loay hoay giữa bài toán hiệu quả và rủi ro. Làm sao để chuyển đổi mà không phát sinh vướng mắc pháp lý? Làm sao để đảm bảo bảo mật dữ liệu, kiểm soát quy trình và vẫn linh hoạt với hệ thống đang vận hành? Không ít doanh nghiệp đã bắt đầu nhưng phải dừng lại giữa chừng vì chọn sai công cụ hoặc triển khai thiếu đồng bộ. Vậy đâu mới là giải pháp số hóa hợp đồng vừa an toàn, vừa hiệu quả và phù hợp với thực tiễn doanh nghiệp?

5 khó khăn doanh nghiệp thường gặp khi số hóa hợp đồng

Trong quá trình chuyển đổi sang hình thức hợp đồng điện tử, nhiều doanh nghiệp đã và đang đối mặt với các rào cản khiến hiệu quả số hóa chưa đạt như kỳ vọng. Việc nhận diện rõ những khó khăn là bước đầu tiên để doanh nghiệp lựa chọn được giải pháp phù hợp.

Thứ nhất là quy trình vận hành thiếu đồng bộ. Thực tế cho thấy nhiều doanh nghiệp hiện nay mới chỉ dừng lại ở việc sử dụng chữ ký số thay cho chữ ký tay, trong khi toàn bộ quy trình còn lại như khởi tạo, phê duyệt lưu trữ… vẫn thực hiện thủ công, rời rạc giữa các bộ phận. Sự phân tách này khiến tiến độ xử lý bị chậm trễ, gia tăng nguy cơ sai sót và làm giảm hiệu quả quản lý hợp đồng.

Thứ hai là rủi ro về pháp lý và bảo mật thông tin. Nhiều tổ chức đang sử dụng các nền tảng chưa đạt chuẩn về mã hóa, lưu trữ hoặc xác thực, dẫn đến hợp đồng dù đã ký vẫn có khả năng bị bác bỏ trong các tranh chấp pháp lý. Việc thiếu lịch sử chỉnh sửa minh bạch, không chứng minh được danh tính người ký hoặc không đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu khiến giá trị pháp lý của hợp đồng bị nghi ngờ.

Thứ ba là sự thiếu tích hợp với hệ thống quản trị nội bộ. Khi hợp đồng điện tử không thể kết nối với các phần mềm như kế toán, ERP, hóa đơn điện tử hoặc CRM, doanh nghiệp buộc phải xử lý thủ công, nhập liệu nhiều lần hoặc bổ sung các bước trung gian. Điều này không chỉ mất thời gian, làm gián đoạn quy trình làm việc mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất và chi phí vận hành.

Thứ tư là tâm lý e ngại và thiếu kỹ năng chuyển đổi số trong đội ngũ nhân sự. Nhiều nhân viên, đặc biệt ở các bộ phận hành chính - pháp chế - kế toán, vẫn quen xử lý hồ sơ theo phương thức truyền thống nên dễ cảm thấy lúng túng khi tiếp cận các nền tảng công nghệ mới. Việc thiếu kinh nghiệm, cùng với nỗi lo về sai sót trong thao tác điện tử khiến họ dè dặt thay đổi thói quen. Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch đào tạo bài bản, truyền thông nội bộ rõ ràng và sự đồng thuận từ cấp lãnh đạo, quá trình triển khai số hóa hợp đồng dễ rơi vào tình trạng bị gián đoạn hoặc triển khai cục bộ, không đồng đều giữa các bộ phận.

Thứ năm là việc lựa chọn giải pháp chưa phù hợp với nhu cầu thực tế. Thị trường hiện nay có nhiều nhà cung cấp hợp đồng điện tử và chữ ký số với mức độ pháp lý, khả năng tích hợp và chất lượng hỗ trợ khác nhau. Nếu doanh nghiệp không đánh giá kỹ ngay từ đầu, rất dễ chọn phải nền tảng kém hiệu quả, không đáp ứng được yêu cầu vận hành hoặc mở rộng trong tương lai.

Giải pháp kép từ MobiFone: Số hóa hợp đồng an toàn, hiệu quả và đồng bộ

Để vượt qua những khó khăn kể trên, doanh nghiệp cần một giải pháp không chỉ hỗ trợ ký kết điện tử mà còn quản lý toàn bộ vòng đời hợp đồng: khởi tạo - phê duyệt - ký số - lưu trữ một cách an toàn, linh hoạt và hợp pháp. MobiFone đã mang đến bộ đôi giải pháp toàn diện: MobiFone eContract và MobiFone CA giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát quy trình và nâng cao năng lực vận hành trong kỷ nguyên số.

MobiFone eContract - Số hóa toàn bộ quy trình làm hợp đồng

Không chỉ hỗ trợ ký kết, MobiFone eContract cho phép doanh nghiệp tạo lập, luân chuyển, phê duyệt và lưu trữ hợp đồng hoàn toàn trên nền tảng số. Giải pháp này đáp ứng đầy đủ quy định pháp luật Việt Nam về hợp đồng điện tử như Luật Giao dịch điện tử, Nghị định 52/2013/NĐ-CP, Nghị định 130/2018/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019.

MobiFone eContract giúp doanh nghiệp loại bỏ hoàn toàn chi phí in ấn, vận chuyển và lưu trữ giấy tờ, đồng thời rút ngắn thời gian ký kết từ vài ngày xuống chỉ còn vài phút. Hệ thống hỗ trợ đa hình thức ký số như USB Token, SIM PKI, Remote Signing, ký ảnh, eKYC... và cho phép tra cứu dữ liệu hợp đồng mọi lúc, mọi nơi trên đa nền tảng. Đặc biệt, dữ liệu được mã hóa và lưu trữ an toàn trên hệ thống đạt chuẩn bảo mật cao, giúp hạn chế tối đa rủi ro mất mát hay chỉnh sửa trái phép.

MobiFone CA - Ký duyệt an toàn, bảo mật tuyệt đối

Là giải pháp chữ ký số được phát triển bởi MobiFone, MobiFone CA cung cấp môi trường ký duyệt tài liệu điện tử an toàn và linh hoạt. Ứng dụng thuật toán mã hóa SHA-256 kết hợp khóa RSA 2048 bit, MobiFone CA đảm bảo tính toàn vẹn dữ liệu, chống giả mạo và xác minh chính xác danh tính người ký.

Doanh nghiệp có thể thực hiện ký số mọi lúc, mọi nơi trên nhiều thiết bị như máy tính, smartphone hay tablet. Giải pháp này cũng tương thích với các hệ thống nghiệp vụ khác như hóa đơn điện tử, kê khai thuế, ngân hàng số hay bảo hiểm xã hội điện tử, giúp nâng cao khả năng tích hợp trong toàn bộ quy trình quản trị doanh nghiệp. Hơn nữa, với dịch vụ hỗ trợ kỹ thuật 24/7, MobiFone CA mang lại sự an tâm tuyệt đối trong suốt quá trình sử dụng.

Gói trọn tiện ích, bứt tốc kinh doanh

Sự kết hợp giữa MobiFone eContract và MobiFone CA đã mở ra một nền tảng số hóa hợp đồng toàn diện, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về pháp lý, bảo mật, hiệu quả vận hành và khả năng tích hợp đa hệ thống. Doanh nghiệp có thể chủ động thiết lập, phê duyệt, ký số và lưu trữ hợp đồng hoàn toàn trực tuyến - nhanh chóng, minh bạch và an toàn.

Hai giải pháp này hiện được MobiFone triển khai linh hoạt theo nhiều gói dịch vụ, từ cơ bản đến chuyên sâu, đáp ứng đa dạng quy mô hoạt động và nhu cầu thực tiễn của từng doanh nghiệp. Doanh nghiệp dễ dàng tích hợp vào hệ thống đang vận hành mà không cần thay đổi hạ tầng công nghệ phức tạp, đồng thời đảm bảo tính liên tục trong hoạt động kinh doanh.

Chuyển đổi số ngày nay đã trở thành một điều kiện bắt buộc trong môi trường cạnh tranh hiện đại. Việc đầu tư vào hệ thống hợp đồng điện tử chuyên nghiệp, được chứng nhận pháp lý, vận hành an toàn như MobiFone eContract và MobiFone CA là bước đi cần thiết để doanh nghiệp nâng cao năng lực quản trị, rút ngắn thời gian giao dịch và bứt phá trong hành trình số hóa toàn diện. Mọi thông tin chi tiết vui lòng liên hệ 18001290 hoặc truy cập website: https://solutions.mobifone.vn/.